Corporate Identity Guide konsequent durchsetzen: So geht‘s
Eine der wichtigsten Aufgaben der Unternehmensführung ist es, den Corporate Identity Guide den Mitarbeitern nahezubringen. Nur wenn sie ihn verstehen und akzeptieren, halten sie sich an die darin festgelegten Parameter.
Wie können Sie die Akzeptanz für den Corporate Identity Guide erhöhen?
Es gibt in jedem Unternehmen Mitarbeiter, die sich nicht an das von den Chefs vorgegebene Bild zur Außendarstellung halten. Mit diesem Problem sind Sie als Gewerbetreibender also nicht allein. In der Praxis hat sich eine Vorgehensweise bewährt. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern detailliert, warum welche Vorgaben im Corporate Identity Guide enthalten sind! Mit dem Verständnis der Vorgaben erhöhen Sie auch deren Akzeptanz und Einhaltung.
Eine wichtige Rolle spielt außerdem das gesamte Betriebsklima. Wer sich in einer Firma wohlfühlt, ist eher bereit, einen höheren Aufwand bei der Außendarstellung in Kauf zu nehmen. Missgelaunte Mitarbeiter wollen sich die Arbeit so einfach wie möglich machen. Deshalb ignorieren sie Vorgaben, durch die sich ihr Arbeitsaufwand vergrößert.
Formulieren Sie die Anweisungen allgemeinverständlich!
Ein Blick hinter die Kulissen zeigt in vielen Firmen ein Defizit auf. Der Corporate Identity Guide enthält Fachbegriffe, die nicht alle Mitarbeiter kennen. Sie sind dadurch gar nicht in der Lage, die Anweisungen korrekt umzusetzen. Deshalb lohnt es sich, etwas mehr Zeit in die Erstellung der Anweisungen zur unternehmerischen Selbstdarstellung zu stecken. Meiden Sie Fachbegriffe, die nur Mitarbeiter mit speziellen Abschlüssen kennen können! Ist das nicht möglich, erstellen Sie einen Anhang, in dem solche Fachbegriffe laientauglich erklärt werden! Das beugt Missverständnissen bei der Interpretation der Anweisungen vor.
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern geeignete Vorlagen zur Verfügung!
Die Bereitschaft, den Corporate Identity Guide anzuwenden, können Sie gezielt fördern, indem Sie Ihren Mitarbeitern Arbeit abnehmen. Warum soll jeder Handelsvertreter eigene Vorlagen erstellen? Wir leben im digitalen Zeitalter. Das heißt, Sie können Vorlagen an zentraler Stelle im Firmennetzwerk bereithalten, die für alle Mitarbeiter zugänglich sind. Die Nutzung solcher Vorlagen ist für Ihre Mitarbeiter sehr bequem und spart Zeit. Das heißt, Sie können parallel die Effizienz steigern und vielleicht sogar die Lohnkosten reduzieren.
Weisen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig auf die Vorgaben hin!
Meistens lesen die Mitarbeiter den Corporate Identity Guide nur einmal. Die Folge ist, dass die Regeln zur Selbstdarstellung des Unternehmens in Vergessenheit geraten. Das können Sie auf einfache Weise verhindern. Machen Sie den Inhalt der Guidelines in bestimmten Intervallen zum Inhalt der Teambesprechungen! So frischen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter auf und verfestigen die Regeln im Gedächtnis Ihrer Belegschaftsmitglieder. Auch digitale Kommunikationssysteme helfen dabei. Sie könnten beispielsweise in internen Mails auf die Bereitstellung neuer Vorlagen hinweisen oder Aktualisierungen der Richtlinien ankündigen.
Nehmen Sie sich die Zeit für eine Überwachung der Einhaltung des Guides!
Das gilt insbesondere für Vorlagen, die von Ihren Mitarbeitern für neue Einsatzgebiete erstellt werden müssen. Behalten Sie sich den Einsatz erst nach Ihrer Genehmigung vor! Sie könnten die neuen Vorlagen in einem Speicherbereich hinterlegen, der nur für die Ersteller und Sie zugänglich ist. Erst nach Ihrer Prüfung und Zustimmung verschieben Sie die Vorlagen in den für alle zugänglichen Bereich. So stellen Sie sicher, dass kein Dokument mit einer ungeprüften Vorlage Ihr Unternehmen verlassen kann.
Wann brauchen Dritte Einsicht in Ihren Corporate Identity Guide?
Der Begriff Corporate Identity steht für eine einheitliche Selbstdarstellung eines Unternehmens. Das gilt nicht nur für Ihre papierenen Dokumente, sondern auch für das Design Ihrer Firmenwebsite. Sie wollen das Webdesign von externen Experten entwickeln lassen? In diesem Fall müssen die Webdesigner Ihre Anweisungen zur Unternehmensdarstellung kennen. Das heißt, Sie müssen ihnen Einsicht in Ihren Guide gewähren. Gibt es digitale Logos und andere nutzbare Vorlagen, stellen Sie diese zur Verfügung! Das spart Zeit und Kosten bei der Entwicklung eines optimalen Webdesigns. Bedenken Sie, dass Sie mit einer angepassten Website auch vom Wiedererkennungseffekt profitieren. Die Übereinstimmung der optischen Merkmale in den Papieren und der Website beugt der Abwanderung von Kunden vor.