Das Kickoff-Meeting für einen erfolgreichen Projektstart – Lesen Sie, worauf es ankommt
Bei baseplus® beginnen alle Projekte und Kampagnen mit einem ausführlichen Kickoff-Meeting. Erst dann geht es an die Entwicklung des Prototypen eines neuen Internetauftrittes für unsere Kund:innen. Eine solche Startveranstaltung ist unumgänglich, wenn es um das Erreichen bestimmter Ziele in einem anstehenden Projekt geht. Im Projektmanagement ist dieser Part daher sehr wichtig.
An einem Projekt sind in der Regel mehrere Personen und Abteilungen in einer Agentur beteiligt. Entscheidend ist somit eine Arbeitsweise mit Aufstellung eines genauen „Fahrplans“, sodass alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben wann zu erledigen sind. Dazu gehört auch eine funktionierende Kommunikation untereinander. Häufig gilt es zunächst einmal, die anderen Teammitglieder kennen zu lernen. Ein Kickoffmeeting stellt eine bewährte Methode für einen Projektstart dar.
Was ist ein Kickoff-Meeting und was sind die Ziele?
Steht ein Projekt bevor, beispielsweise der Aufbau einer Website, sind sogleich mehrere Kompetenzen gefragt: Programmierung, Webdesign, Text und Co. Geht es um eine Dienstleistung für andere Unternehmen, gilt es, die Wünsche der Kundin bzw. des Kunden möglichst umzusetzen. Natürlich wird es auch während der Projektarbeit immer wieder Redebedarf geben, schließlich müssen regelmäßig Abstimmungen erfolgen. Das Kickoff-Meeting dient als Basis für alle anstehenden Aufgaben, dementsprechend nehmen ausgewählte Mitglieder, so etwa vom Online Marketing und Design, daran teil. Ebenso sind in unserer Agentur Auftraggeberin bzw. Auftraggeber immer mit dabei.
Die Veranstaltung, die oft in Form eines Workshops stattfindet, kann unterschiedliche Ziele haben. Grundsätzlich geht es darum, das Projektziel klar zu definieren und alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Wissensstand zu bringen. Doch vor allen Dingen ist es wichtig, die Kundin bzw. den Kunden und deren bzw. dessen Ziele kennenzulernen. Handelt es sich um einen Website-Relaunch, wären typischen Fragen, die während des Meetings beantwortet werden, etwa:
- Warum wird eine neue Website benötigt?
- Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?
- Wie sieht die Wettbewerbssituation aus?
- Wo liegen die Stärken und Schwächen des Unternehmens (SWOT-Analyse)?
- Gibt es spezielle Designwünsche?
Schließlich werden noch die weiteren Schritte besprochen. Natürlich wird allen Teilnehmenden die Möglichkeit gegeben, Fragen zu stellen und Unklarheiten anzusprechen.
Beispiele – Warum ist ein Kickoff-Meeting wichtig?
Das Kickoff-Meeting stellt eine sehr gute Möglichkeit dar, sämtlichen Beteiligten alle relevanten Informationen bezüglich eines neuen Projektes mitzuteilen. Der Vorteil einer solchen Gesprächsrunde ist vor allen Dingen, dass mögliche Unklarheiten direkt geklärt werden können. Auf diese Weise lässt sich die Grundlage für einen erfolgreichen Projektverlauf schaffen. Wie formell oder umfangreich eine solche Veranstaltung abläuft, hängt davon ab, wie komplex das Vorhaben ist und inwieweit die Kundin bzw. der Kunde in den Verlauf mit einbezogen werden möchte. Einen immer identischen Ablauf gibt es bei solchen Kickoffs somit nicht.
Internes Kickoff-Meeting zum Projektbeginn
Ein internes Meeting zum Projektstart stellt die einfachste Form eines Kickoffs dar. Bei diesem wird das Team auf den gleichen Stand gebracht und mit dem Projektplan und allen nötigen Informationen für den Start versorgt, dazu zählt auch die Formulierung der zu erreichenden Projektziele. Ebenso der Umfang des Projekts mit essenziellen Meilensteinen wird festgelegt.
Kickoff-Meeting mit Führungskräften zum Projektbeginn
Der Fokus eines Kickoff-Meetings für ein Projekt, bei dem die Unterstützung durch Führungskräfte erforderlich ist, liegt verstärkt auf den Zielen und dem Zweck eines Projekts. Insbesondere auch die Auswirkung auf die Unternehmensziele spielen hier eine Rolle. Das zuvor erwähnte interne Meeting mit dem Projektteam erfolgt in diesem Fall in der Regel separat. Typischerweise findet bei diesem Zusammentreffen eine formale Präsentation statt.
Kundenseitiges oder externes Kickoff-Meeting zum Projektbeginn
Steht ein Projekt mit Kundenkontakt an, ist entsprechend ein Kickoff-Meeting erforderlich, bei dem auch die wichtigsten Ansprechpartner:innen auf der Kundenseite anwesend sind. Hier werden die Kundenwünsche angesprochen und die zu erbringenden Leistungen abgestimmt. Die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses ist dabei nicht immer leicht. Das Meeting sollte entsprechend gut vorbereitet und vom zeitlichen Rahmen her nicht zu knapp kalkuliert werden. Wichtig ist hier, die weitere Kommunikation bezüglich der Projektfortschritte zu klären.
Ein Kickoff-Meeting richtig vorbereiten
Die Vorbereitung eines Kickoff-Meetings ist in der Regel insbesondere die Aufgabe des Projektmanagements bzw. der Projektleitung. Bestenfalls wird ein Plan auf die Beine gestellt, der ausreichend organisiert ist und keine Lücken aufweist, zumindest keine großen. Alle Beteiligten sollten einen klaren Eindruck der anstehenden Arbeit erhalten. Gibt es hierbei zu viel Chaos, färbt dies auf die Motivation des gesamten Teams ab. Neben der Planung des eigentlichen Projekts ist auch die Organisation des eigentlichen Treffens von Bedeutung. Wichtig ist:
- die Festlegung der Teilnehmer:innen,
- die Terminfindung,
- die Organisation der Räumlichkeiten (mit verfügbarer Technik für Präsentation etc.),
- die Bereitstellung des Equipments während des Meetings,
- die Erstellung eines Zeitplans,
- die Festlegung von Themen und
- die Klärung von Verantwortlichkeiten.
Hilfreich ist es, ein Meeting-Protokoll anzufertigen, um die Ergebnisse auch bei Bedarf nachschlagen zu können.
Welche Unterlagen sind für ein Kickoff-Meeting erforderlich?
Je nach Art des Kickoff-Meetings können unterschiedliche Unterlagen erforderlich sein, jedoch gibt es auch einige Dokumente, die eigentlich immer eine Rolle spielen. Wichtigstes Werkzeug stellt die Präsentation bzw. ein Gesprächsleitfaden dar. Ziel ist meist die erste grobe Planung des Projekts; die finale Erstellung des Projektplans erfolgt dann im Nachgang.
Tipps für die Durchführung von Kickoff-Meetings
Sofern es beim Kickoff-Meeting Teilnehmer:innen gibt, die sich untereinander noch nicht kennen, sollten diese zu Beginn gegenseitig vorgestellt werden. Grundsätzlich sollten die Sprecherrollen zu einzelnen Punkten auf der Agenda klar verteilt sein. Im weiteren Verlauf steht das Projektziel im Fokus. Allen Beteiligten muss klar sein, worauf hingearbeitet wird und welche Rolle sie dabei spielen. Dies ist insbesondere für die Priorisierung von Aufgaben wichtig.
Die zugeordneten Verantwortlichen sollten hier die Möglichkeit bekommen, offene Fragen zu stellen. Gerade wenn in dem Team noch nicht zusammengearbeitet worden ist, ist es wichtig, Hauptansprechpartner:innen zu benennen. Auch der Projektumfang muss angerissen werden, inklusive der Aspekte, die nicht zur Abwicklung gehören. Sowohl Zeit als auch Budget sind häufig knapp – es ist somit hilfreich, sich von Beginn an auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Der Gesprächsleitfaden, der im Meeting durchgegangen wird, sollte im Anschluss allen Beteiligten als Zusammenfassung zugeschickt werden. Auch ist der Austausch über den späteren Kommunikationsweg, die entscheidenden Ansprechpartner:innen etc. wichtig. Am Ende des Kickoffs muss schließlich genügend Zeit für die Beantwortung von Fragen bleiben. Bestenfalls sind alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer bestens gebrieft und bereit, das Projekt anzugehen.
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Auch in unserer Agentur sind Kickoff-Meetings der Beginn eines jeden Projektes. Wenn wir auch Sie unterstützen dürfen, freuen wir uns darauf, Sie kennen zu lernen.