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Der Dienst Google Mail wurde im Jahr 2005 eingeführt. Zu Beginn konnte er nur aufgrund einer Einladung eines Mitglieds genutzt werden. Seit Jahresbeginn 2007 ist der kostenlose Maildienst für jedermann verfügbar. Die Zahl der Nutzer von Google Mail lag bereits im Jahr 2012 bei mehr als 400 Millionen. Inzwischen wird der Maildienst in mehr als fünfzig unterschiedlichen Sprachen der Benutzeroberfläche angeboten. Dieser Erfolg ist auch der Tatsache zu verdanken, dass Google den Nutzern seines Maildienstes von Beginn an mit einem Gigabyte eine sehr hohe Speicherkapazität zur Verfügung stellte. Die direkten Konkurrenten Yahoo!, GMX und Hotmail lagen mit maximal zwanzig Megabyte weit hinter dieser Speicherkapazität. Als diese von den Mitbewerbern angehoben wurde, verschaffte sich Google Mail mit einer Erweiterung auf zwei Gigabyte erneut einen Wettbewerbsvorteil.
Weitere Pluspunkte beim Speicher wurden mit der Zusammenlegung von Gmail mit dem Dienst Google Drive erzielt. Sie erfolgte im Jahr 2013 und bewirkte, dass die Nutzer von Google Mail mittlerweile auf 15 Gigabyte Online-Speicher zugreifen können. Dass ein Namenswechsel und ein Wechsel der verwendeten Domain von Gmail auf Google Mail erfolgte, war dem Markenstreit mit einem in Hamburg ansässigen Briefpostdienstleister geschuldet. Im Jahr 2012 konnte dieser Streit mit einer Übernahme der Marke und der Domain durch Google gütlich beigelegt werden. Ähnliche markenrechtliche Auseinandersetzungen gab es auch in Polen und in Großbritannien.
Die Benutzeroberfläche von Google Mail arbeitet nicht als eigenständiges Programm, sondern wird direkt im Browser ausgeführt. Die Programmierung basiert überwiegend auf Ajax, wobei Elemente aus DHTML und JavaScript miteinander kombiniert werden. Da die meisten Aktionen direkt auf dem Rechner des Clients ausgeführt werden, erweist sich Google Mail als ebenso reaktionsschnell wie eine Desktop-Anwendung.
Eine echte Besonderheit ist die Art der Ablage der eingegangenen E-Mails. Sie erfolgt nicht in traditionellen Ordnern, wie das beispielsweise bei Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird üblich ist. Google Mail nutzt ein zentrales Archiv. Der Nutzer hat die Möglichkeit, die dort gespeicherten Mails so genannten „Labels“ zuzuordnen. Die Labels haben den Vorteil, dass eine Mail mehreren Themenbereichen zugeordnet werden kann. Das ist bei anderen Mailprogrammen nur durch das Kopieren in verschiedene Ordner möglich, was allerdings zu einer drastischen Erhöhung des Speicherbedarfs führen würde.
Eine weitere Besonderheit bei Google Mail ist, dass bei der Adressierung alle vor dem @-Zeichen der Adresse gesetzten Punkte vollständig ignoriert werden. So wird ein Teil möglicher Adressierungsfehler de facto unschädlich gemacht. Vergessene oder unbeabsichtigt eingesetzte Punkte führen so nicht zu einer Fehlermeldung vom Server, sondern die auf diese Weise falsch adressierten Mails werden dem Empfänger zuverlässig zugestellt.
Google Mail stellt all die Funktionen zur Verfügung, die traditionelle Mailprogramme wie beispielsweise Mozilla Thunderbird auch haben. Ein Unterschied besteht darin, dass in Google Mail inzwischen der Dienst Google Talk integriert wurde. Der im XMPP-Standard erstellte Dienst Google Talk ermöglicht eine Kontaktaufnahme in Echtzeit, die nach dem Prinzip des Chats realisiert wird. Dabei erweist sich Google Mail als sehr portabel, denn auch der direkte Kontakt mit den Nutzern anderer Messanger-.Dienste beispielsweise von Yahoo!, MSN oder icq ist möglich. Google Mail arbeitet mit dem POP3-Dienst auch mit den Mailkonten bei anderen Anbietern zusammen.
Zu den jüngsten Errungenschaften von Google Mail zählte die im Jahr 2010 vorgenommene Ergänzung mit Google Buzz. Er ermöglichte es, vom Mailprogramm aus Informationen auch auf soziale Netzwerke wie Twitter oder Facebook zu schieben. Schon ein Jahr nach der Integration wurde der Support für Google Buzz jedoch beendet, weil Google seine eigenen Netzwerke mehr in den Vordergrund stellen wollte. Ein Ergebnis dieser Fokussierung ist die im Herbst 2012 erfolgte Integration der Google Hangouts in Google Mail.
Während Open Source Mailprogramme wie Mozilla Thunderbird ohne jegliche Bedingungen kostenlos nutzbar sind, muss sich der Anwender von Google Mail mit Werbung arrangieren können. Die mit den Mails Werbung wird – ähnlich der Vorgehensweise bei Google Adwords – kontextbezogen ausgewählt. Diese Werbung wird jedoch nicht in die Mails integriert, sondern sie wird in einer seitlichen Leiste angezeigt. Das verschafft Google Mail einen Wettbewerbsvorteil beispielsweise gegenüber anderen kostenlosen Maildiensten, von denen die Werbung am Ende der Mail angezeigt wird, oder der Nutzer sich mit Werbebannern auf der Login-Seite konfrontiert sieht.
Ein Kritikpunkt stellt bei Google Mail die Tatsache dar, dass Google die Inhalte der Mails für die Anzeige der kontextbezogenen Werbung prüft. Außerdem behält sich Google in den AGB vor, personenbezogene Daten unter Umständen auch an Dritte weiterzugeben. Als ein Kriterium wird der Schutz der öffentlichen Sicherheit benannt. Das bedeutet in der Praxis, dass Google die Inhalte der Mails auch nach bestimmten Stichworten durchsucht, bei denen es beispielsweise einen Zusammenhang mit der Planung und Durchführung von Straftaten aller Art geben könnte. Hier spielt vor allem die Terrorprävention eine zentrale Rolle. Da die Weitergabe den Schutz des Eigentums und der Rechte Dritter einschließt, dürfte auch eine Prüfung dahingehend erfolgen, ob jemand beispielsweise Raubkopien von Musiktiteln oder Filmen verschickt.
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